Parliamo oggi di assemblea condominiale in videoconferenza, un tema che ha stretta connessione con l’attualità. I provvedimenti governativi per limitare il contagio da coronavirus vietano, infatti, ogni forma di assembramento che crei occasione di contatto tra persone. E l’assemblea condominiale rientra appieno in questa categoria.
Pur escludendone quindi lo svolgimento classico, il Decreto Legge dell’8 marzo 2020 ammette la possibilità di fare ricorso alla tecnologia e di organizzare dunque l’assemblea condominiale in videoconferenza. Ma vediamo quali sono le garanzie necessarie e i vincoli da rispettare per fare in modo che l’assemblea possa ritenersi legittima e quindi non rischiare di vederla annullata.
Assemblea condominiale: le leggi di riferimento
Riguardo il regolare svolgimento dell’assemblea condominiale, un primo punto di riferimento legislativo è l’articolo 1136 del Codice Civile, già analizzato nell’articolo sull’obbligo della partecipazione dell’amministratore condominiale all’assemblea.
In particolare, qui si parla di partecipazione attiva di più condomini, che porta a redigere un verbale conclusivo, aperto dalla frase “dopo ampia discussione…”. C’è poi l’articolo 66 disp. att. c.c., che specifica come l’assemblea debba essere convocata tramite avviso da notificare a tutti i condomini almeno cinque giorni prima dalla data di prima convocazione e indicando, tra le altre cose, il luogo di svolgimento.
In questi due principi si fa quindi riferimento a una discussione attiva tra i condomini e a un luogo di svolgimento. Si parla dunque di luogo fisico? A fronte di questo, ha senso parlare di assemblea condominiale in videoconferenza?
Legittimità della partecipazione a distanza
Il recente DPCM datato 8 marzo 2020 prescrive chiaramente – all’articolo 1 co.1 lettera q – di attuare, per tutte le forme di riunioni che lo consentono, forme di svolgimento da remoto. L’assemblea condominiale può rientrare tra queste, ma a patto di offrire alcune garanzie.
Il luogo di svolgimento
Innanzitutto deve essere individuato un luogo di svolgimento, che è quello in cui devono essere presenti il presidente e il segretario dell’assemblea, deputati alla stesura del verbale. Ci sarà quindi un luogo fisico centrale, che può essere, ad esempio, lo studio dell’amministratore, dal quale vengono gestiti i collegamenti con tutti i partecipanti.
I requisiti tecnologici
Il luogo fisico centrale indicato come sede di svolgimento dell’assemblea dev’essere attrezzato per consentire il collegamento da remoto di tutti i partecipanti. Requisito fondamentale diventa quindi la larghezza di banda, che deve garantire una capacità di almeno 20 mb/s in upload e 20 mb/s in download. Solo in questo modo può reggere un traffico dati tale da offrire agli intervenuti la possibilità di interagire in ogni momento.
Garantire l’interazione tra i partecipanti
Proprio l’interazione tra i partecipanti è un altro aspetto fondamentale dell’assemblea condominiale in videoconferenza. Tutti i condomini devono essere in grado di ascoltare i contributi dell’amministratore e degli altri soggetti partecipanti e di poter a loro volta intervenire.
Basta che non sia garantito il collegamento anche con solo uno dei partecipanti per invalidare l’assemblea, che in questo caso andrebbe dunque riconvocata.
Allo stesso modo, qualora durante lo svolgimento dell’assemblea dovessero verificarsi problemi tecnici o interruzioni del collegamento che ne compromettono il regolare svolgimento, l’amministratore è tenuto a sospenderla e a riprenderla in un secondo tempo, fermo restando i punti già discussi ed eventualmente votati.
Voto, firma e verifica dell’identità dei partecipanti
Altri aspetti fondamentali per la regolarità dell’assemblea condominiale in videoconferenza è garantire che tutti gli intervenuti siano identificabili da parte del presidente e del segretario. Ciascun condomino deve inoltre avere libertà di accedere a tutta la documentazione scaturita dall’assemblea, dagli eventuali preventivi discussi alle espressioni di voto, fino ovviamente al verbale, che va redatto a cura del segretario e sottoscritto da tutti i partecipanti, ad esempio tramite la cosiddetta firma digitale.
Un vuoto legislativo da colmare
L’assemblea condominiale in videoconferenza è un’opzione su cui esiste una lacuna a livello legislativo. Come abbiamo visto, infatti, il Codice Civile non la contempla e lascia spazio a interpretazioni. Solo quanto contenuto nel DPCM conseguente all’emergenza coronavirus lascia spazio a questa modalità alternativa.
Ma va da sé che occorrerebbe colmare quanto prima questo vuoto legislativo, in modo tale da avere regole chiare riguardo la gestione delle assemblee a distanza. Un’opzione che, anche quando si potrà tornare alle normali modalità di svolgimento, è utile a consentire la partecipazione di chi si trova fisicamente impossibilitato ad esserci.
Può essere il caso di una persona che si trova momentaneamente fuori sede per motivi lavorativi o di chi possiede una seconda casa in una località troppo lontana dal luogo di residenza. La tecnologia, del resto, offre svariati strumenti.
Oltre a note piattaforme di comunicazione a distanza, come Skype o Google Meet, ci sono software progettati proprio per la gestione delle assemblee condominiali, con credenziali di accesso e strumenti per garantire l’autenticità della votazione e di sottoscrizione del verbale.
